Définition
Depuis la Révolution, un cadre législatif régit l'enregistrement des naissances, mariages, décès, de même que les autres faits relatifs à l'état des personnes (divorces, reconnaissances, légitimations, adoptions). C'est sur cette base que s'est élaboré le recueil de données pour l'établissement des statistiques de l'état civil.
Tout événement relatif à l'état civil doit faire l'objet d'un acte dressé sur un registre spécial, selon des normes précises, par une personne chargée des fonctions d'officier de l'état civil. Chaque commune a un service de l'état civil. Le maire est officier de l'état civil de droit, mais peut déléguer ses fonctions à un adjoint, un conseiller municipal ou un agent communal. Tous les événements qui ont lieu dans la commune doivent être enregistrés. En outre, certains événements ayant eu lieu ailleurs ou ayant fait l'objet par ailleurs d'actes authentiques (ou de jugements) doivent aussi être transcrits (transcription de tout acte de décès ayant eu lieu ailleurs d'une personne domiciliée dans la commune, transcription d'un jugement d'adoption) ou mentionnés en marge d'actes dressés dans la commune (mention en marge des actes de naissance et de mariage des intéressés d'un jugement de divorce par exemple).
Les règles applicables (mode d'établissement des registres, de leur conservation, etc.) sont précisées dans des textes législatifs ou réglementaires.
L'organisation d'une mairie en termes de registres est laissée à son initiative. Les communes importantes ont en général plusieurs types de registres (selon les actes à inscrire, voire plusieurs registres de même type) et les communes plus petites ont un registre unique.
Remarque
L'officier de l'état civil doit remplir un questionnaire dit « Bulletin statistique de l'état civil » chaque fois qu'il dresse un acte sur ses registres et, dans certains cas, lorsqu'il porte une mention en marge d'un acte déjà dressé. Le numéro attribué à chaque acte (en séquence du 1er janvier au 31 décembre de chaque année) est reporté sur le bulletin statistique, afin de s'assurer de la présence de tous les bulletins. Ces derniers portent le visa prévu par la loi du 7 juin 1951 entraînant l'obligation de répondre à toutes les questions, les réponses étant couvertes par le secret statistique. Les bulletins sont établis en un seul exemplaire et transmis ensuite à l'Insee.