Principe 9 : Charge non excessive pour les déclarants

L’étendue et le détail des demandes de statistiques européennes se limitent à ce qui est absolument nécessaire.

Afin de garantir que l’étendue et la précision de toute nouvelle enquête se limitent à ce qui est strictement nécessaire, un dispositif à deux niveaux a été mis en place. Le Ouvrir dans un nouvel ongletConseil national de l’information statistique (Cnis) examine tout nouveau projet d’enquête relevant de la statistique publique. À partir de l’avis d’opportunité rendu par le Cnis, le Ouvrir dans un nouvel ongletComité du label de la statistique publique émet un avis de conformité garantissant que l’étendue, la précision et les coûts des statistiques sont proportionnés aux besoins et se limitent donc à ce qui est absolument nécessaire.

En outre, l’Insee se conforme à l’obligation de minimiser les collectes de données personnelles imposée par le règlement général sur la protection des données (RGPD). Un dossier d’analyse de conformité à la protection des données (DCPOD) est notamment établi pour tout nouveau traitement de données personnelles. Les variables sont listées et analysées afin de s’assurer de leur mode d’obtention, de leurs finalités et donc de leur justification, et des destinataires auxquels elles sont adressées.

La charge de réponse est répartie aussi largement que possible entre les populations sondées et contrôlée par l’autorité statistique.

Le Ouvrir dans un nouvel ongletComité du label de la statistique publique s’assure que les projets d’enquête qui lui sont soumis répondent aux critères de qualité statistique en ce qui concerne la collecte et l’échantillonnage : il veille à ce que la charge sur les enquêtés ne soit pas excessive. Il examine notamment la pertinence du questionnement au regard des objectifs et des informations disponibles par ailleurs (autres enquêtes, données administratives) ainsi que la longueur et la durée du questionnement, estimées lors de la phase de test ou calculées au cours des éditions précédentes. Il veille également à la façon dont l’échantillon a été constitué et à ce que sa taille soit proportionnée aux objectifs de précision.

Dans certains cas, particulièrement pour les enquêtes auprès des entreprises, l'Insee utilise des méthodes de coordination négative d'échantillons qui permettent de répartir la charge de réponse. Sur cette base, l’Institut établit un bilan de la charge pesant sur les entreprises qui s’appuie sur l’exploitation statistique des temps de réponse des entreprises aux enquêtes du service statistique public. L’analyse permet de comprendre le poids de la réponse et sa répartition dans le tissu économique. Les plus grandes entreprises, peu nombreuses, sont fréquemment enquêtées, car leur poids dans le tissu économique justifie la connaissance de leur situation. En revanche, la charge pesant sur les plus petites est limitée grâce à une rotation importante.

Pour les enquêtes auprès des ménages, l'Insee s'impose de ne pas interroger deux fois les mêmes ménages, logements ou individus sur une période de 5 ans, sauf en cas de panels.

Autant que possible, les données recherchées auprès des entreprises sont aisément accessibles dans leurs comptes et des moyens électroniques sont utilisés, à chaque fois que cela est faisable, pour faciliter leur transmission.

Pour faciliter la réponse aux enquêtes auprès des entreprises, l’Insee s’est engagé dans la dématérialisation des échanges, autour du Portail entreprises qui constitue un point d’entrée unique pour les entreprises enquêtées. Deux modes de réponse dématérialisée sont disponibles : le formulaire électronique et un service de dépôt de fichier. Le premier s’appuie sur une plateforme technique de collecte multimodale (Coltrane) à laquelle les entreprises enquêtées peuvent se connecter. En 2021, 90 % des enquêtes auprès des entreprises (Insee ou services statistiques ministériels) ont utilisé ce dispositif. Le second est un protocole de dématérialisation mis en place par l’Insee par le biais d’un service de dépôt et de retrait de fichiers utilisé par les entreprises pour répondre aux enquêtes directement depuis leur système d’information (logiciel de gestion).

Afin d'éviter la multiplication des demandes de données, les sources administratives ou autres sont mobilisées autant que possible.

L’Insee cherche à réduire la charge de réponse pour les enquêtés. Ainsi, l’Institut mène des évaluations sur des sources administratives et privées afin de déterminer si elles peuvent répondre à des besoins identifiés par la statistique publique, et dans ce cas de proposer de les mobiliser. Certaines sources sont utilisées depuis les années 1950.

Le programme Ésane (Élaboration des statistiques annuelles d’entreprises) en fournit un exemple marquant. La source principale de ce dispositif est constituée par le fichier des déclarations annuelles sur les bénéfices adressées chaque année, par les entreprises, à la Direction générale des finances publiques (DGFiP). D’autres sources administratives sont également utilisées, comme les déclarations sociales faites par les employeurs. Cette mise en relation de sources administratives ne couvrant cependant pas complètement les besoins d’informations identifiés pour ce dispositif, deux enquêtes complémentaires sont nécessaires : l’ESA (enquête sectorielle annuelle) et l’EAP (enquête annuelle de production). Par rapport au dispositif existant avant Ésane pour produire des statistiques annuelles d’entreprises, le nombre de variables demandées aux entreprises dans ces enquêtes a été réduit environ de moitié : cette réduction résulte à la fois de l’allègement du questionnaire rendu possible par la mobilisation accrue des sources administratives, mais également d’un travail d’optimisation de l’échantillon.

D’autres exemples illustrent cette volonté d’exploiter les sources de données alternatives ou complémentaires aux enquêtes pour réduire, dans la mesure du possible, la charge pesant sur les répondants. Depuis plusieurs années, l’Insee s’appuie sur :

Par ailleurs, le Conseil national de l’information statistique (Ouvrir dans un nouvel ongletCnis), pour délivrer son avis d’opportunité, s’assure que l’information collectée par le biais d’une enquête qui lui est soumise n’est pas déjà disponible (dans une source administrative par exemple). Enfin, le Ouvrir dans un nouvel ongletComité du label de la statistique publique vérifie, pour émettre un « avis de conformité », que le questionnement est conforme aux termes de l’avis d’opportunité.

Le partage et l’intégration des données sont encouragés afin de réduire la charge de réponse, dans le respect des exigences en matière de confidentialité et de protection des données.

Encouragés explicitement par le Conseil national de l’information statistique (Ouvrir dans un nouvel ongletCnis), les appariements entre sources de données (enquêtes et/ou sources administratives) sont de plus en plus fréquemment mis en œuvre au sein du service statistique public (SSP) dans le strict respect de la protection des données à caractère personnel.

L’Insee et les services statistiques ministériels (SSM) collaborent en continu pour développer le partage et l’intégration de données, tout en respectant les règles de confidentialité. Ces relations sont formalisées par des conventions dans le cadre prévu par l’article 7bis de la Ouvrir dans un nouvel ongletloi n° 51-711 du 7 juin 1951 sur l'obligation, la coordination et le secret en matière de statistique. De nombreuses opérations d’appariement sont ainsi en cours ou à venir au sein du SSP, à partir de fichiers essentiellement localisés à l’Insee (panels EDP, base tous salariés, Ésane...).

Des collaborations se développent également entre entités du SSP et acteurs publics détenteurs de données. Plusieurs des enquêtes de la Ouvrir dans un nouvel ongletDrees font ainsi l’objet d’appariements réalisés par l’Insee avec des données fiscales (provenant de la DGFiP), des données sociales (en provenance des caisses de retraite et des organismes versant des prestations sociales).

Pour faciliter les liens entre les sources dans le respect des règles de confidentialité, l’Insee travaille sur l’utilisation d’identifiants, comme le code statistique non signifiant (CSNS), clé d’appariement non signifiante et sécurisée. Autre axe pour développer le partage et l’intégration des données, un programme portant sur la création d’un répertoire statistique de ménages, logements et individus à partir des sources administratives a été lancé par le comité de direction de l’Insee en 2020.

Au-delà des appariements, de nombreux dispositifs s’appuient sur la combinaison de données agrégées et/ou individuelles provenant de diverses sources. Les comptes nationaux trimestriels et annuels produits par l’Insee reposent, par exemple, sur l’utilisation d’un très grand nombre de sources produites par le service statistique public et d’autres organismes administratifs. De même, les estimations d'emploi sont calculées grâce au partage d’informations entre l’Insee, la Ouvrir dans un nouvel ongletDares et la caisse nationale de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales (Urssaf-caisse nationale), dans le respect de la confidentialité et de la protection des données personnelles.

Les autorités statistiques favorisent des mesures permettant l’établissement de liens entre les sources de données pour réduire la charge de réponse.

L’Insee et les services statistiques ministériels (SSM) collaborent en continu pour développer des dispositifs permettant de relier les bases de données afin de réduire la charge d’enquête. Ces collaborations sont formalisées par des conventions dans le cadre prévu par l’article 7bis de la Ouvrir dans un nouvel ongletloi n° 51-711 du 7 juin 1951 sur l'obligation, la coordination et le secret en matière de statistique.

En matière de statistiques démographiques et sociales, le cadre va évoluer. Depuis des années, l’utilisation du NIR (numéro d’inscription au répertoire des personnes physiques) est soumise à des règles très strictes de confidentialité des données personnelles et les possibilités d’appariements entre fichiers sont réduites. L’Insee s’inscrit dans ce cadre et met en œuvre les traitements rendus possibles par la loi et les règlements. Ainsi, par application de l’Ouvrir dans un nouvel ongletarrêté du 6 août 2014 modifié, l'échantillon démographique permanent est construit grâce à la mise en relation, notamment par le NIR, de plusieurs sources : état-civil, données du recensement, données socio-fiscales.

Pour développer les appariements entre bases de données individuelles tout en assurant un total respect de la confidentialité et des données personnelles, la Ouvrir dans un nouvel ongletloi n°2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique, stipule que le NIR doit faire, préalablement à son utilisation statistique par le système statistique public (SSP), l’objet d’une opération cryptographique pour lui substituer un code statistique non signifiant (CSNS). Une fois mis œuvre, ce code sera la clé privilégiée d’appariement sécurisée et cryptée utilisable au sein du SSP. Le Ouvrir dans un nouvel ongletdécret n°2016-1930 du 28 décembre 2016 portant simplification des formalités préalables relatives à des traitements à finalité statistique ou de recherche désigne l’Insee comme organisme chargé de la mise en place du CSNS et précise le service à fournir.